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函的缘由即发函的原因和依据；事项部分写明需协助办理事项的意见或态度；结束语可写“特此函达”
，复函可写“特此函复”
，也有不写结束语的。
函的写作要求开门见山、直述其事，语言谦恭而委婉。
（一）标题。
一般省略发文机关，去函有“关于商请”
“关于请求批准”
等修饰语；复函则往往有“复函”
两字作后缀。
（二）正文。
去函的正文包括开头、主体、结束语三部分。
1.开头：发函缘由（根据、原因、目的）。
2.主体：发函事项（商洽、询问、请批的事项）。
3.结束语：（1）只告知事项的写“特此函达”
“专此函告”
；（2）要求对方回复的写“以上意见，即请函复”
“可否？请研究复函，以便办理有关手续”
；（3）请求协助、支持的写希××××××为荷（为盼、为感）。
函是多向行文，故函的写作要求注意写作语言。
对上级用谦敬语，如希准予……；对平级用商洽语，如特商请……；对下级用强调语，如希迅即……为要等。
四、注意事项
（一）在平行文中，函是最主要的文种，凡是不相隶属机关之间商洽工作、答询问题和请批事项等，均应用函。
不相隶属机关之间周知有关事项要用函，而不用通知；请批事项要用函而不用请示。
（二）函要一函一事，内容单一集中。
这样，受函单位便于处理，有助于提高工作效率。
同时要把商洽、询问、请求的事项写明确，切忌模糊、笼统，以免误解或往来查询，延时误事。
（三）发函一般要求对方关照、支持，因此写作时态度要诚恳，语气要平和，讲究平等协商，文明礼貌，不露虚套和媚态。
即使是上级机关向下级机关的发函，也不要居高临下，盛气凌人。
应以平等商洽的口吻来写，以免引起下级的反感。
复函用语要明快，以诚待人，不要显现出冷漠和生硬。
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