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通过整理和整顿，能够消除被浪费的时间、空间和物品，只用最低限度的零件和工具来工作，能够大大提高工作效率。
就在这一年，丰田的这家生产车间一年就削减了300万日元的生产成本，残次品的数量也开始大幅减少，产品质量提升了一个层次。
许多人对5S整理法存在误解，认为只要工作环境和场地看起来干净、整理就可以了。
事实上，这并不是5S整理法的精髓。
单纯地把东西摆放整齐，顶多算整洁，但整洁不是目的和终点。
比如，对书架进行整理时，将书本按照大小进行归类，或者把资料文件按照纸张的大小和颜色进行归类，这样看起来是挺整洁的，但并不能提升工作效率。
在寻找相应的书籍和文件时，依然要挨个翻看，从而花费不少时间。
对我们来说，如何在现实中通过运用5S整理法实现提高效率的目的呢？
·对办公资料和用品进行分类
所有的办公用品和工具都可以大致分为三类：现在要用的、将来要用的、永远不会用的。
现在要用的东西，也就是今天或明后天需要用的东西。
如果是生产现场，这些东西就相当于产品的零部件，或是必不可少的工具。
如果是办公室，那就是与手头正在进行的项目密切相关的资料和用品，这些东西要放在手边，这样有助于工作的顺利开展。
环顾四周，你会发现还有一些东西是这样的情况：这个资料可能某一天会用到、那个文件有可能会有用……然而，这些东西将来真的会用得到吗？你最好扪心自问：到底什么时候能够用到？给出一个确定的期限，如一周后、三周后、一个月后、三个月后，然后按照时间区间对这些东西进行分类。
如果无法给出期限，那就把它们归为“不确定”
那类。
到期后，如果这些东西还是没有用到，那就可以归为“永远不会用”
的类别中，然后无情地舍弃掉。
·按照有效的标准叠放资料与文件
何为有效的标准？不是简单地按照资料和文件的纸张大小和颜色来分类摆放，那样对提高效率没有任何帮助。
整理的目的是为工作提供便利，因此，我们要在对资料进行分类的基础上，按照资料的重要性、紧急性等标准有序叠放，便于寻找和使用，这才是有效的整理。
比如，把最新的资料放在最上面，把最旧的资料放在最下面，这样找资料时就有明确的依据了，很快就能够找到自己所需的东西，也不至于把文件都翻乱。
·善于用小工具整理物品
整理离不开工具，比如文件柜、文件袋、文件夹、装订工具、笔筒、名片夹等，看似很简单的东西，如果能够巧妙利用，可以起到很大的作用。
比如，把现在用得到的文件放在文件夹里，把将来可能用到的文件装到文件袋里，把永远不会用的文件丢弃掉，或是暂时放在文件柜里。
各种办公笔放在笔筒里，把散落在抽屉里的、办公桌上的名片，都放进名片夹里。
这样一来，得到的不仅仅是一个干净整洁的办公区域，还能够快速地寻找到自己所需的资料和工具，效率会高很多。
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