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四种工作策略。
以期通过厘清工作的轻重缓急,实现有规划、有目的地工作,进而提升工作效率。
对于“重要且紧急”
的工作,如危机公关、重要会议、重大项目谈判等,无法回避也不能拖延,必须优先解决,否则将会产生非常严重的后果。
职场生活中的绝大多数危机,来自“重要且紧急”
的工作。
对于这类工作,应当运用准确的判断能力,以及果敢的应急处理能力,马上着手去完成。
对于“重要但不紧急”
的工作,如参加培训、提出问题、处理建议等,看似不紧急,却不能置之不理。
这类工作十分重要,又有充足的时间去准备、去做好,投资回报率最大,因而应当投入主要的精力与时间。
同时,这类工作如果不能处理得当,极易演变为“重要且紧急”
的工作,因而要及时制订计划,分解任务,实现未雨绸缪,防患于未然。
对于“不重要但紧急”
的工作,如电话、突然的访客等,往往因其紧迫性而体现出很强的欺骗性,制造出其很重要的假象,耗费大量的时间。
这类事情往往是工作忙碌而低效的源头,应尽量放权交给别人去做。
对于“不重要不紧急”
的工作,如发呆、闲聊等,意义很小,又很难缠。
这类事情固然可以用于调整自己的身心状态,但可做可不做,又浪费时间,应尽量减少处理这类事务的频率。
四象限法则,可以帮助我们对纷繁复杂的工作进行排序,厘清哪些必须完成,哪些尽量不做,哪些应当率先完成,哪些可以授权他人去完成。
职场中,每人每天都会面对很多不同的事情,学会聚焦把控重点,便可以随时紧盯主要任务,不至于迷失在工作的海洋中。
当然,对于某项单独的工作,也应当学会抓重点。
要明确工作的实现目标、截止日期、易出现错误等重点,制订计划把握关键时间节点,就可以对复杂工作建立简明清晰的认识,更高效地做好工作。
有了对工作重点的把握,更可以在工作执行出现模糊或偏差时,随时复盘,及时调整方向,不至于由一项工作牵连出多项工作,出现越忙越乱的困境。
以计划为指南
美国行为科学家艾得·布利斯,通过行为实验证明:用较多的时间为一次工作做事前计划,完成这项工作所用的总时间就会减少。
这一理论被命名为“布利斯定理”
。
相似地,管理大师史蒂芬·柯维提出:任何事物都需要两次创造,第一次是在脑海里酝酿,第二次才是进行实质创造。
大师们用理论或实践,不约而同地揭示了这样一个道理:计划是重要的,计划是工作的说明书,是行动的指南。
计划不是工作的罗列,不是将你所能想到的工作流水账似的全部记录出来。
计划是围绕目标产生,一切以结果为导向的。
每一个组织都存在自己的核心目标,在核心目标的基础上,组织会根据业务设计和组织架构,将核心目标分发给每一个成员。
因此,每一个职场人在计划制订之前,都应当明确自己的工作目标,以及整个组织的工作目标,才能找准位置做正确的事情。
无论面对任何工作,都应当率先找到决定结果的关键因素,提出核心解决策略。
核心解决策略应当是一个基于结果的合理化假设,即采取B措施以实现A结果。
在开始细化计划之前,不妨多花些精力分析核心解决策略的合理性及可行性,否则基于错误的核心,再严谨细致的计划,也会偏离工作目标,或者根本无法落地。
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