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这些资料对问题的预防有的有用，有的则一定要等完成品检验阶段才能探掘出。
采购部门主管则一定拥有合格供应商的名单，同时他也将会是第一个知道供应商不稳的消息。
地区服务站的总负责人，是各地区状况的消息汇总中心，虽然这消息是和目前流通的产品有关，但也可以用在和它使用相同原料、零配件的新产品上。
包装和运输部门的主管必将熟知保护产品的技术和方法，包括最佳的包装材料、最适当的运输路线和最适宜的容器等。
虽然质管小组成员必须来自公司各主要部门的主管代表，却不需要总裁的参与。
因为质管小组要发挥最大功能，前提是成员各种意见能够自由地表达，如果是老板在场，恐怕有所顾忌。
这个小组的组成要老板的绝对支持，却不需要他的出席。
同时小组成员最好是各部门的主管。
然而，有时请人替代却是无可避免。
替代的人员参加会议时，须具备下列条件：
——能代表组织作出承诺的决定权。
——拥有与部门主管联络的优先权。
——并在会议前几日即收到议程表。
所有质管小组的成员或代表都必须取得代表组织提出承诺的授权，如果替代人员同意的任何集体行动，最后都遭其主管否决的话，则派出这位替代出席者，不过是浪费其他成员的时间罢了。
因此，拒绝授权的经理人员，千万别派他人替代出席。
主管的代表人员必须拥有和部门主管咨商的优先权，因为总会有些棘手的决定，即使是最佳的代表人员也必须事先与部门主管商量后，才能定下承诺。
质管小组会议应事先规划撰写议程表，而每位出席者都应在会议前几天就收到议程表，包括替代人员。
没有议程的会议将造成出席者漫天空谈，而事先对议题没有充分准备的出席者也总是拒绝签订承诺。
品质小组应多久开一次会呢？决策权掌握在最高层管理者手中，决策依据在于品质小组的开会频率是否已达到下列功能：
——生产启动之后，能将废料和再制水准保持在可接受的程度内。
——生产排程完全依照预定的计划在运行。
——符合预定的交货日期。
——顾客退货和抱怨几乎缩减至零。
——产品责任的申诉几乎不存在。
针对新产品而言，计划中的每一阶段都要举行数次会议，从行销预测阶段直到产品上市为止。
在量产前即予以更正的问题，可避免其扩大后，导致严重品质危机。
有时，也会有压力产生，例如厂商希望新产品比其他竞争者更早上市。
当然这是一个好目标，却不是贩售劣质产品的好理由。
让不成熟产品进入市场的结果，不但会失去顾客的惠顾，甚至会牺牲掉整个企业的未来。
为了确保高层管理者的支持与投入，质管小组每开完一次会，都应主动呈报该次会议结论报告，报告以一页为最适当，并在报告中标明各计划专案大纲、负责人和期限。
同时应将副本分送小组每个成员，以提醒记住大家的协议。
最后随时都应将消息呈报高层管理者，否则不知道内情的管理者，很难对质管小组鼎力支持。
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