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§27.保证有效沟通,做到信息共享
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人们需要信息来做决策和完成工作。
要在公司政策中申明:要尽一切努力为部属提供所需的信息。
除非你主动引导并与之交流信息,人们通常不愿意把所知道的事情告诉别人。
为了使信息共享,要建立交流信息的有效方式。
报告、活动总结、布告栏的通知、全体会议及团队工作等都有助于信息交流。
通过个人电脑在局域网内获得信息的方式已经为许多公司提供了帮助。
有时候,由于人们拿不准问什么问题才能获得所需信息,所以信息不能得到及时交流。
通过使每个人都了解整体情况的方式,这个障碍可以在一定程度上得以克服。
缺乏沟通是当前组织面临的最大问题之一。
解决这一问题的最佳方式就是安排关键的相关人员参加会议,彼此向对方解释正在忙什么。
经过问答过程,相互间的真正理解就实现了。
要向每个部属强调投入一定的时间和精力以保证知道彼此在干什么的重要性。
(1)实现信息真实和畅通的主要障碍。
人们总是要通过一定的渠道和方式来交流信息、沟通思想、协调行动的。
如果沟通渠道堵塞,互不通气,就会造成了解情况上的片面性,“听风就是雨”
,引起认识上的偏见和感情上的隔阂。
有时,信息传递失真,也会产生误解和歧视,引起冲突。
例如,在一个企业,往往由于信息渠道的不畅,设计、供应、生产、销售几个部门就常常在工作上发生冲突。
在工作的完成过程中,如果遇到与他人交流上的困难,工作的完成就会受到更多的困难。
如果电话系统、对讲机设备或者其他交流系统经常给部属带来麻烦,这种情况就会从多方面降低工作效率。
部属们知道自己是多么需要交流。
要给他们机会提供系统设计的意见。
当今的科技使交流系统能力的扩展成为可能,使得能够设计并获得对部属起积极作用的交流系统。
企业内部交流的障碍及其消除往往受到多种因素的影响,主要表现在文化、组织结构和心理方面:①文化方面的交流障碍及其消除。
一个组织内部属之间文化水平比较接近,信息沟通就容易进行。
相反,部属的文化水平相差比较大,信息沟通就相对困难。
组织是靠信息沟通、协调和组织全体成员的力量来实现组织目标的。
如果部属文化水平低,则经理将难以同他们进行有效的信息沟通,步调就难以保持一致,妨碍组织工作效率的提高。
例如,组织目标的宣传,工作的分配、工作措施的落实、技术改造等,都需要与部属进行沟通。
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