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面对那一堆文件和自己原来确定的A级任务,他犹豫了,他不知道这10分钟是用来处理几份文件,还是安排一下A级任务,或者放弃这10分钟,直接去吃饭。
针对小段这种情况,时间管理专家认为,尽管用10分钟制订下半年生产计划根本不可能,但小段仍有必要花10分钟时间去做。
如果他用这10分钟时间处理信件,从表面上看,似乎没有违反最大效率利用时间的原则,但小段根本没有整段时间制订下半年的生产计划。
只好利用这少有的10分钟处理一些信件。
小段这样想并且这样做,那他就是丢掉了真正的重要事务。
在工作中,如果习惯选择先做简单易行的工作,就永远没有完整的时间去做那些重要的工作。
因此,当遇到A级任务时,不要犹豫,要敢于直面,并立即着手去做。
否则,只会使A级任务拖延更长时间,以后处理起来更麻烦。
善于委派任务,为自己赢得时间
一位时间管理专家在一次给某大学总裁培训班培训时说:“时间管理的关键是充分授权,及时把工作委派给他人,不要害怕对方说不,也不要害怕被对方拒绝。”
可在很多企业里,一些领导人还是喜欢凡事亲历亲为。
对于职业经理人来说,凡事亲历亲为说明他是个负责任的、勤奋的领导。
但是,从其每项工作中所创造的价值来说,凡事亲历亲为的最大不足之处就是浪费了太多时间。
事实上,一个优秀的领导只需要抓大的方向、目标、决策等,而对于回复商业信函、买机票、参加部门会议等事情完全可以通过授权来解决。
杰克·韦尔奇认为:“如果一个管理者认为他的职务权力只能由他个人行使,那就没有一个人有能力胜任其工作。
委托不只是在职责上分散权力,而且要让他人代替自己去执行具体任务,这样就能够为自己赢得更多的时间和充沛的精力,去做更重要的工作。”
尼西亚尔公司是英国一家规模较大的建筑公司。
公司管理者威尔逊喜欢凡事都自己亲自去做,结果把自己弄得精疲力竭,工作却没有大的成效,更重要的是,公司管理一度出现混乱,威尔逊发现自己的时间永远不够用,没有一件事情处理得利索过。
后来,威尔逊意识到了问题之所在,他开始把一些事情委派给下属去做,这样做的结果是,威尔逊感觉到越来越轻松,他甚至有时间带着家人去度假了,而公司的经营形势越来越好,收入每年递增10%。
可见,把工作委派给他人,其效果非常好。
要使委派产生最好的效果,就需要注意以下几个细节:
1.要非常明确地告诉被委派者,需要他完成什么任务,完成任务需要多少时间,衡量该任务是否完成的指标是什么,这样被委派者就能清楚地知道自己要做的事情,要花多长时间才能完成。
2.委派时,要让下属心怀责任感,要让他对完成任务有信心,觉得接受任务是光荣的,这样被委派者既乐意接受任务,也会尽心尽力地去完成。
3.切忌把一些乏味的或是难度很大的工作委派给他人,而应该把那些下属愿意做、有兴趣做、也有能力去做的工作委派给他们。
同时,不要把明显属于领导自己应该完成的任务交给他们,那样会给他们增加压力。
4.委派时要有针对性。
要了解下属,根据他们的特长、能力大小、拥有的时间多少、以前是否接受过该任务等来给他们安排工作,如果一个员工的工作已经很多,就不要再委派任务给这位员工,而应该寻找更合适的人;如果某位员工在他的岗位上才工作了几天,并且不完全熟悉该工作,也不要把委派的任务交给这位员工,因为他需要一个学习的过程,如果任务多了,就有可能影响该工作完成的时间和质量。
5.委派时要把一个完整的项目交给某个员工,这样可以激励该员工努力工作,尽早完成委派任务。
同时要随时同该员工保持联系,了解委派工作进度,如果对方遇到困难,要帮助他想办法解决。
6.告诉员工在接受委派工作后,可以使用的资源有哪些,他的职权范围有多大,他应该达到的工作标准是什么。
7.如果委派的工作任务需要一个团体共同完成,那么在分配任务时要明确每个人的职责和权利。
8.委派任务后,应该进行适当的控制、监督和反馈。
如在完成工作任务期间询问工作进度,了解任务的大概完成时间,如果在检查中发现工作时间延迟,要出面干涉,在为他们提供帮助的同时,也要提醒他们抓紧时间。
9.委派任务完成后,要对员工的工作状况做一个评价,对于工作任务完成得出色的,要给以表彰和鼓励;对于工作状况一般的,也要帮助对方找出原因,并给予对方信任和鼓励。
当一个管理者学会了合理地把一些工作委派给下属时,他就有更多的时间去做最重要的事情,这样下属既得到了锻炼的机会,自己也能轻松地抓好管理工作。
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