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如有的报表打在A4纸上，而资料打在B5纸上，由于纸张大小不一，复印时很费时间，如果所有资料纸张大小一致，不只是复印，各方面的工作效率都将大大提高。
2．将经常使用的工作用语记号化、简略化。
管理者在处理事务的过程中，会经常和来访的客人交换名片，等客人走后，管理者会在其名片上简单地记上“名、住、印、档”
等记号，然后交给秘书，由秘书将记有客户姓名、住址等内容的名片夹入名片簿存档。
经常把使用的工作用语记号化、简略化，在交代工作的时候，可以省去不少麻烦。
当然，这些简化用语在秘书上班的第一天就应该告诉他，要求他按照记录简单记号的方法处理客人的名片。
3．写报告要讲究方法。
在写报告时，中途有疑问或不了解的问题，可以查阅资料或文献，不过，却因此而耽误了时间，影响了工作进度。
所以，一旦有必须查阅的问题，可先将其列在纸上，最后再去查资料。
此外，列在纸上的问题也可以交代下属去查，不必停止手中的工作。
4．参考书籍在复印出所需资料后，要立刻归位。
在很多管理者的办公室里，都有一个大大的书架。
如果书架上的书摆放得乱七八糟，找一本急用书就得花上很多时间，由此导致工作效率降低。
所以，书架要随时整理，将使用过的书籍归位。
一般情况下，所需要的资料，在一本书中只占两三页，所以，每找出一本需要的书，在把需要的内容复印下来之后，就要把书籍放回书架上，这样书架才能保持整洁，下一次就不必为了寻找需要的书籍而浪费时间。
5．把重要的剪贴资料印在统一规格的纸张上。
工作中，有时候需要一些剪贴的资料，如果剪贴资料复印用的纸张大小不统一，整理应用时就会不方便。
如果剪贴资料全部统一复印在A4纸上，这么一来，不但日后整理容易，而且检索起来也非常方便。
另外，还可以将剪贴资料的印本直接夹进活页夹里存档，不但省去了粘贴的麻烦，也不会有剪贴资料丢失的现象发生，尤其是资料夹成一册，整齐而不占空间，好像一本书一样。
6．报送出去的文件也要做标题和目录。
为有合作关系的客户送交报告、资料时，一定要在上面附标题和目录，同时也要求下属在呈报任何文件时，都必须标上标题与目录。
因为标题和目录能够使人在阅读文件之前，对文件的整体观点与主题，有一个概括性的了解。
有的人认为这样做很麻烦，但是，写上标题和目录后，就能大大缩短他人的工作时间，也能够缩短自己的工作时间，何乐而不为呢？
保存资料的活页夹有红、蓝、绿等不同颜色，可以利用这些不同颜色的活页夹保存不同的资料，比如用红色活页夹保存业务手册，用蓝色活页夹保存各类报表等等。
这样不管活页夹放在哪里，一眼就可以看出文件的内容种类。
8．把内容固定的文件格式化。
对那些格式统一的文件内容，尽可能使用专用表格，这样一来，既可减少整理文件的时间与精力，也可以将节省出来的时间用于业务工作。
9．在抽屉中放置小空盒，用于归置小东西。
抽屉中放一些小盒子，在里面放名片、订书钉、胶水等办公物品。
记住，不要放私人物品，如男性不宜放打火机、香烟等，女性不宜放化妆品、小镜子、香水等。
10．圆珠笔之类的文具，要经常保持在三支以上。
虽然现在用计算机处理文字的时候比较多一些，但是，用笔书写文字的时候也不少，因此，随身所携带的圆珠笔最好在三支以上。
防止文件刚写到一半，突然外出办事而把笔忘在桌上。
即使如此，工作也不会中断。
回来之后，只要有纸有笔，就能马上继续工作。
虽然这件事情很小，但也会影响到工作效率。
当然，在工作中节约时间的小窍门不止这些，但只要做个有心人，就能够发现更多节约时间的方法，如果把这些方法都用在工作、生活中，就一定能快速完成工作任务，节省大量的时间。
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