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尤其是对领导做工作汇报，说话结结巴巴，不只浪费时间，更会令领导感到不耐烦，而影响到对自己工作能力的评价。
不只是对自己的同事，连对自己家人也是一样，都要“先想好要说的话，才把人叫过来。”
而且开口时，要先从结论说起，这样，对方就会知道谈话重点，不但不会浪费时间，也不会发生误会。
此外，呈送出去的各类文件也要做标题和目录。
除了时间太过仓促的情况外，在对订约的公司客户提出报告时，一定要在上面附标题和目录，同时也要求部属，在呈送任何文件时，都必须规规矩矩地标上标题与目录。
因为标题和目录能够使人在阅读内容之前，对文件的整体观点与主题方向，有一个概括性的了解。
乍听之下，似乎令人觉得很麻烦，不过只要想到这项工作不但能缩短他人的工作时间，也能够缩短自己的工作时间，其效果绝对是不小的。
在做一件工作时，往往必须多方摸索尝试。
不过，在尝试的过程中，即使发现新的方法，一旦完成这件工作，有时也会忘了这个妙法，因此所造成的时间浪费无法估计。
所以，在你所在的单位中，如果有人发现效率良好的工作方法，都要记入“工作手册”
中，这样这个工作经验就不再为发现者所独有，任何人只要照章行事，一定可以顺利无误地完成工作。
（9）在“工作手册”
上详细记录零散信息
出门办点小事，却不巧赶上繁忙时，结果白白等了半个多钟头，这种情况经常会发生，只是平常不太会感觉到，其实这些浪费掉的时间，一累积起来，也是相当可观的。
所以，为了防止这种无谓的浪费，连乍看之下很可笑的琐碎信息，最好也记在“工作手册”
上，比如银行在哪一天哪个时间人最少，或是哪个窗口办事速度最快……将这些具体的信息记在手册上，办起事来将更为方便、迅速。
（10）将经常使用的工作用语符号化、简略化
在处理事务过程中，只要在访客的名片上，简单地写上“人、住、印、档”
，然后交给秘书，她就知道该登记客户的姓名、住址、复印名片、夹入名片簿存档。
像这样将经常使用的工作用语符号化、简略化，在交代工作的时候，可以不必在口头上一一指示或写字条提醒要点，得以省去不少麻烦。
（11）将公司报表文件原稿与资料的纸张统一起来
最近的办公自动化设备，大多具备便捷的功能，复印机自动送稿，即为功能之一。
因此，不必再费事地一张张换稿，一次次按键。
即使不在一旁看着也无所谓，可以大大地节省人力与时间。
可是，这种精心设计出来的功能却出人意料地并未受到广泛的应用。
其原因之一在于原稿的纸张大小不一。
例如，在公司内部报表文件上经常可以发现，文章是打在A4的纸上，而图表资料纸是B4大小。
即使只有一张大小不一，自动送稿功能的威力，也要大大减小了。
因此必须首先统一资料等所有文件的纸张大小，不只是复印上，在各方面都将大大提高效率。
（12）及时编制“实用工作手册”
不管做得多么完整，“工作手册”
也会有所遗漏。
一种文件写法虽然已考虑到种种情况，但为了应付特别的情况，就必须采取相应的做法。
因此明知不够完整，还是编制工作手册，将其当成“试金石”
。
一旦工作上发生困扰的问题，就立刻追加、修正工作手册的内容。
这样日积月累就能完成一本“实用工作手册”
，发生任何情况都能从中找到最有效率的解决方法。
（13）采用高尔夫球记分法，随时随地记下备忘录
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