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以一般的英文信件撰写而言，一行最好维持不要超过80个字母，并以回车键键结束每一行文字。
（5）了解传送出去的邮件很可能会永久留存或被流通。
尽管信件有一定的邮寄对象，但经过网络邮寄出去的信件将会永久被存于某处私人档案或转印成文件到处流通。
因此，在撰写电子邮件时应谨慎地写每一句话，以免他日落人笑柄。
（6）理清建议或意见。
若要表达对某一事情的看法，可先简要地描述事情缘起，再陈述自己的意见；若是想引发行动，则应针对事情可能的发展提出看法与建议。
有时因邮件内容太过简短或陈述不够清楚，收信对象可能会不清楚发信者陈述的到底是建议还是意见，因而造成不必要的误解。
（7）避免使用太多的标点符号。
我们经常会看到一些电子邮件中夹杂了许多的标点符号，特别是惊叹号的使用，如若真要强调事情，应该在用词遣字上特别强调，而不应使用太多不必要的标点符号。
（8）小心幽默的使用。
在缺乏声调的抑扬顿挫、脸部表情与肢体语言的电子邮件中，应特别注意幽默的使用。
若想展现幽默或特定情绪，发信者必须写明或使用“情绪符号”
。
无论所开的玩笑是多么明显，最好加注以提醒收信者真正的意思。
（9）不要讲一些不会在公众场所对他人讲的话。
在发信之前问问自己，你会在公众场所中公开面对面地对他人讲这些话吗？如果答案是否定的，请慎重，或重新思考到底要不要发出这么一份邮件。
千万不可以因为没看到对方的脸，就毫不客气讲一些没有经大脑思考的话。
同时，切勿在不给予响应或申辩机会的情况下批评或污蔑他人。
（10）善于运用邮件中的密码选项。
有时候你写的邮件内容可能会触犯他人，为免不必要的纷争，可考虑在这些邮件上加密。
但是，密码学是一个极为专门的学问，在一般的电子邮件中是不会被应用的。
2．养成良好的邮件传送习惯
（1）注明自己的身份。
除非是很熟悉的人，否则收信人一般无法从账号解读出发信人更多的信息。
因此，标明你的身份是电子邮件沟通的基本礼节。
有许多人将自己的身份设计成一个附着档案，每当发信出去时，此档案也将自动地贴附该邮件的后面。
（2）遵守一般法律规定。
进行网络沟通时，一般日常生活中的行为准则业需要遵守。
由于透过计算机系统，要摄取、复制或篡改他人作品是件很容易的事，因此在网络沟通中对于智慧财产权的尊重是非常重要的。
凡是引用或改编他人文字或图绘作品时，须要对原作者与原作品的出处详加注明，以示尊重。
（3）注意不要造成网络拥堵。
传送冗长文字与大型图绘均会占用大量的频宽，造成网络塞车。
为避免浪费网际空间和使用者的宝贵时间，应谨慎考虑传送邮件容量的大小。
（4）小心附件功能的使用。
在若干电子邮件系统中，由于附件功能的缺乏或不成熟，会造成使用者无法顺利阅读文件，这是每个人都要知道的一点。
最好不要用附件添加内容。
如果附件内容不长时，请直接撰写于信件中。
若一定要使用附件功能，也须注明附件的撰写软件。
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