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■现金管理与收付流程:
1)出纳从客户处收到现金,经与销售订单及过磅单核对无误后向对方开具收据,留取存根联且在存根联上签字,并在同一天将收到现金货款存入银行。
(参照控制点TZTR-10-01)
2)现金放在保险柜中由出纳保管钥匙,需要领款时,领用人根据取款理由及数额填写领款申请单,财务经理审核后在单据上签字。
(参照控制点TZTR-20-01,TZTR-20-02)
……
我们的发现和结论:
通过访谈,检查相关文件,我们认为货币资金管理基本与流程图描述一致,但仍存在一些控制设计问题:
■控制活动缺乏正式证据
“上面举了一个穿行测试文档记录的例子。
做完了穿行测试,应该对管理层所设计的控制点的运行是否有效及设计的控制点是否充分有了较为深入的理解。
在此基础上,应该根据企业的实际需要和行业经验,为企业设计新的控制。
新设计的控制点需要在流程图上予以标注,控制点的ew),表示新设计的控制点。”
“我们协助企业设计的新控制点可分为以下几种类型:
“第一种,之前没有相关的设计,完全是新的控制点。
举个例子,在以前的付款流程中仅强调了管理层对付款事项的审批,但缺少在付款前对付款事项和金额的交叉核对。
在实务中,应付账款会计核对合同、运输单据、发票之间的索引,并确认金额及付款进度是一个很重要的关键控制点(key trol)。
在这样的情况下,我们就需要设计一个新的控制点。”
“第二种,之前已经设计的相关控制点,但是该控制点在设计上不完整。
比如上面咱们举的例子,固定资产的盘点没有财务人员的参与,这样的控制点在设计上就不完整,需要我们将其补充完整。”
“第三种,之前已经设计了相关控制点,但该控制点的表述不准确,无法进行测试。
这样的例子很好举,我之前的一个客户,在遇到我之前请了一家本地的会计师事务所帮他们建立内控体系。
这家事务所不专业也不负责,为客户设计出了这样的控制点:财务部负责开展收入内部审计,收入审计的主要内容包括宾客账务录入审核、销售价格维护、应计收入审核、收入款审核、发票管理、账单管理、预订单管理等。
在审核过程中发现错误应及时修改。
您看出这样的控制点有什么问题了吗?”
熊妈妈仔细端详了一下:“这个控制点好像看不太懂,好像什么都说了,又好像什么都没说。”
“您说得有道理,这样的控制点,基本可以判定是从企业日常的管理制度中直接复制粘贴的。
首先,一个合格的控制点,需要具备几个核心要素:谁?做了什么?什么频率?(hen?)确定主语是为了确定责任部门和责任人;确定做了什么才能知道控制点控制的内容是什么,控制的对象为谁,以及该控制如何运行;确定频率,在后面执行控制运行有效性测试的时候才能知道选择多少样本。
这是三个基本要素,还有一个很重要的单独属性——可测性。
如果不可测,那么这个控制点的设计就是失败的,因为没有办法选择样本对其运行的有效性进行执行测试。”
“其次,收入审计是一个比较大的题目,不适合单独作为一个控制点来设计,如果稍具责任心和专业度,收入审计应该作为内部审计及监督流程下面的一个三级流程来进行归档(dotation),比如收入审计的计划、审计的开展、审计报告的出具及缺陷的整改等。
在控制的描述中,不能出现‘将、应该’这样的字样,因为正如我们之前说过的,控制点是描述现在时态,而不是将来时态。”
“可是如果是新控制呢?说的不是将来的事情吗?”
“这个问题问得好。
就新设计的控制而言,一般在下一个期间就要执行。
如果站在未来的那个时点,我们谈这个控制的时候也应该是现在时态,而不是将来时态,对吧?”
“嗯,说得有道理。
如果一个企业选了不合格、不负责的咨询顾问,真是受害不浅啊。”
“是啊,妈,可是很多企业的关注重点还是在看谁便宜或谁有关系……这也是我对这个行业有些失望的原因之一,劣币驱逐良币在我们这个行业也同样适用。”
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